Privacy

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 29 september 2026

Obbink Service vindt het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij via onze website verwerken, waarom wij dat doen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website is:

Obbink Service B.V.
Koningslinde 3
7131 MP Lichtenvoorde
E-mail: info@obbinkservice.nl
Telefoon: 0544-394878
KvK-nummer: 73507253

Voor vragen over privacy of het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u onze website gebruikt.

Wij kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken:

naam en contactgegevens;
adres en woonplaats;
telefoonnummer en e-mailadres;
organisatie- en bedrijfsgegevens;
gegevens over apparatuur, merk, type, model- en serienummer;
informatie over een storing, reparatie, installatie of andere aanvraag;
door u ingevulde vrije tekst;
foto's, documenten en andere bestanden die u zelf meestuurt;
uw contactvoorkeur;
vragen die u aan de Service Assistant stelt;
technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en het voorkomen van misbruik.

Wij vragen u geen persoonsgegevens mee te sturen die niet nodig zijn voor uw aanvraag.

3. Serviceaanvragen

Wanneer u via de website een serviceaanvraag indient, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw aanvraag te beoordelen en af te handelen.

Dit kan onder andere gaan om:

naam en adres;
telefoonnummer en e-mailadres;
contactvoorkeur;
type aanvraag en urgentie;
merk en soort apparaat;
model- en serienummer;
probleemomschrijving;
meegestuurde foto's of documenten.

De website stuurt de aanvraag via onze mailvoorziening naar de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de verdere afhandeling.

De website heeft hiervoor geen afzonderlijke database waarin serviceaanvragen langdurig worden opgeslagen. Na ontvangst kan de informatie wel onderdeel worden van onze planning, serviceadministratie, klantadministratie of andere bedrijfsprocessen die nodig zijn voor de afhandeling van uw aanvraag.

4. Zakelijke aanvragen

Wanneer u namens een organisatie een zakelijke aanvraag indient, kunnen wij onder andere verwerken:

naam van de organisatie;
vestiging en afdeling;
naam en functie van de contactpersoon;
e-mailadres en telefoonnummer;
contactvoorkeur;
locatie waarop de aanvraag betrekking heeft;
gegevens over een storing, offerte, advies, onderhoud of installatie;
aanvullende informatie en meegestuurde bestanden.

Wij gebruiken deze gegevens om de zakelijke aanvraag te beoordelen, contact op te nemen en de aanvraag verder af te handelen.

Vermeld geen persoonsgegevens van cliënten, patiënten, medewerkers of andere derden wanneer die informatie niet noodzakelijk is voor de technische aanvraag.

5. Service Assistant

Via de website kunt u gebruikmaken van de Service Assistant.

De Service Assistant gebruikt momenteel uitsluitend de door Obbink Service beheerde kennisbank. Vragen worden niet doorgestuurd naar OpenAI of een andere externe AI-dienst.

Wanneer u de Service Assistant gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

de door u gestelde vraag;
de gekozen categorie;
tijdstip en technische gegevens over de verwerking van de vraag.

Vragen kunnen worden gebruikt om veelvoorkomende onderwerpen te herkennen, de kwaliteit van antwoorden te beoordelen en de kennisbank van Obbink Service te verbeteren.

Relevante algemene informatie uit een vraag kan na beoordeling worden verwerkt in de kennisbank. Daarbij is het uitgangspunt dat persoonsgegevens en andere informatie die niet nodig zijn voor de kennisinhoud niet in de kennisbank worden opgenomen.

De kennisbank zelf bestaat uit door Obbink Service beheerde informatie en kan worden bewaard zolang deze informatie relevant en actueel is.

Vermeld in uw vraag aan de Service Assistant geen gevoelige of onnodige persoonsgegevens.

6. Cookies en browseropslag

De website gebruikt momenteel alleen noodzakelijke technische voorzieningen om de website veilig en goed te laten functioneren.

Hieronder vallen onder andere:

een beveiligingscookie die formulieren helpt beschermen tegen vervalste verzoeken;
lokale browseropslag voor bijvoorbeeld uw taalvoorkeur.

Deze voorzieningen worden gebruikt voor de werking en beveiliging van de website.

Google Analytics is nog niet actief. Obbink Service is van plan Google Analytics later toe te voegen om het gebruik van de website te analyseren. Wanneer Google Analytics wordt geactiveerd, werken wij deze privacyverklaring en eventuele cookie-informatie bij. Waar wettelijk vereist vragen wij eerst toestemming voordat analytics wordt geactiveerd.

7. Technische gegevens, beveiliging en logging

Om de website te beveiligen, storingen te onderzoeken en misbruik tegen te gaan, kunnen technische gegevens worden verwerkt.

Daarbij kan het onder andere gaan om:

IP-adressen;
tijdstippen van verzoeken;
foutmeldingen;
technische informatie over aanvragen;
beveiligings- en beheerlogs.

IP-adressen kunnen bijvoorbeeld tijdelijk worden gebruikt om het aantal verzoeken te begrenzen en misbruik van formulieren of de Service Assistant tegen te gaan.

Wij gebruiken deze informatie niet om bezoekers commercieel te profileren.

8. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor concrete doeleinden.

Service- en zakelijke aanvragen

Wij gebruiken uw gegevens om:

uw aanvraag te ontvangen en beoordelen;
contact met u op te nemen;
werkzaamheden voor te bereiden;
een offerte, advies of serviceverlening mogelijk te maken;
afspraken en vervolgwerkzaamheden uit te voeren.

Voor zover de verwerking nodig is om op uw verzoek stappen te nemen voordat een overeenkomst wordt gesloten of om een overeenkomst uit te voeren, verwerken wij gegevens op die grondslag.

Beveiliging en technisch beheer

Wij verwerken beperkte technische gegevens om:

de website veilig te houden;
misbruik en overbelasting tegen te gaan;
fouten te onderzoeken;
de betrouwbaarheid van onze dienstverlening te bewaken.

Voor deze verwerking kunnen wij ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed functionerende website.

Service Assistant

Vragen aan de Service Assistant worden gebruikt om de gestelde vraag te beantwoorden en om onze informatievoorziening en kennisbank te onderhouden en verbeteren.

9. Is het verstrekken van gegevens verplicht?

U bent niet verplicht om de websiteformulieren te gebruiken.

Wanneer een veld in een formulier als verplicht is aangegeven, hebben wij die informatie nodig om de betreffende aanvraag via de website te kunnen behandelen.

Als u noodzakelijke informatie niet verstrekt, kan het zijn dat wij uw aanvraag niet of niet volledig kunnen verwerken.

U kunt in dat geval ook telefonisch of via e-mail contact met ons opnemen.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor personen en partijen die deze nodig hebben voor het uitvoeren of ondersteunen van de betreffende verwerking.

Dit kunnen onder andere zijn:

medewerkers van Obbink Service die aanvragen behandelen;
medewerkers die verantwoordelijk zijn voor planning, service of zakelijke dienstverlening;
onze mail- en IT-infrastructuur;
technische dienstverleners die de website, hosting of systemen ondersteunen, voor zover zij daarvoor toegang nodig hebben.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

De Service Assistant stuurt op dit moment geen vragen door naar externe AI-diensten.

Als wij externe partijen inschakelen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging en verwerking van deze gegevens.

11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Via de huidige Service Assistant worden geen persoonsgegevens naar OpenAI of andere externe AI-diensten gestuurd.

Wanneer wij voor andere onderdelen van onze dienstverlening gebruikmaken van leveranciers die persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige juridische grondslag en passende waarborgen bestaan.

12. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij gegevens op grond van een wettelijke verplichting langer moeten bewaren.

Service- en zakelijke aanvragen

De website verwerkt aanvragen en bijlagen om deze door te geven voor verdere afhandeling. De website bevat hiervoor geen eigen langdurige aanvraagdatabase.

Na ontvangst kunnen gegevens terechtkomen in onze mailbox, planning, serviceadministratie, klantadministratie of andere relevante bedrijfsadministratie. Voor deze gegevens gelden bewaartermijnen en verwijderregels die passen bij het betreffende bedrijfsproces en eventuele wettelijke bewaarplichten.

Service Assistant

Vragen aan de Service Assistant kunnen tijdelijk worden bewaard voor beantwoording, kwaliteitscontrole en onderhoud van de kennisbank.

De bewaartermijn van een oorspronkelijke vraag wordt bepaald door de periode waarin die vraag nog nodig is voor deze doeleinden.

Wanneer uit een vraag algemene informatie wordt gebruikt om de kennisbank te verbeteren, kan deze algemene kennis langer worden bewaard zolang zij relevant en actueel is. Het uitgangspunt is dat persoonsgegevens die niet nodig zijn voor de kennisinhoud daarbij niet worden opgenomen.

Technische logs

Technische en beveiligingsgegevens worden alleen bewaard zolang deze nodig zijn voor beveiliging, foutonderzoek en beheer.

Back-ups

Gegevens kunnen tijdelijk langer aanwezig blijven in technische back-ups totdat deze volgens het reguliere back-upbeleid worden overschreven of verwijderd.

13. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik.

De website bevat onder andere maatregelen voor:

beveiligde verbindingen via HTTPS;
server-side invoercontrole;
bescherming van formulieren tegen vervalste verzoeken;
limieten op aantallen verzoeken en uploads;
beperking van bestandstypen en bestandsgroottes;
logging van technische fouten zonder onnodig persoonsgegevens vast te leggen;
beperking van toegang tot mail- en andere interne systemen.

Geen enkele technische maatregel kan ieder beveiligingsincident volledig uitsluiten. Wij beoordelen en verbeteren onze beveiliging daarom waar nodig.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

De website neemt geen besluiten die uitsluitend door geautomatiseerde verwerking worden genomen en die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor u hebben.

De Service Assistant geeft uitsluitend informatie en neemt geen zelfstandig besluit over uw aanvraag, recht op service, prijs, garantie of andere dienstverlening.

15. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heeft u onder de AVG onder andere het recht om:

uw persoonsgegevens in te zien;
onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
persoonsgegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
persoonsgegevens over te dragen, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is.

Als een verwerking op toestemming zou zijn gebaseerd, kunt u die toestemming ook weer intrekken. Intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

Wilt u gebruikmaken van een privacyrecht? Neem dan contact met ons op via info@obbinkservice.nl.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek. In bijzondere of complexe situaties kan daarvoor meer tijd nodig zijn.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om vast te stellen dat het verzoek daadwerkelijk van u afkomstig is. Stuur niet ongevraagd een kopie van uw identiteitsbewijs mee.

Meer informatie over uw rechten vindt u bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Uw privacyrechten bij de Autoriteit Persoonsgegevens

16. Vragen of klachten

Heeft u vragen of zorgen over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op. Wij bekijken uw vraag of klacht en proberen deze waar mogelijk op te lossen.

Bent u niet tevreden met onze reactie, of denkt u dat wij uw persoonsgegevens in strijd met de privacywetgeving verwerken? Dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

17. Contact over privacy

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

Obbink Service B.V.
Koningslinde 3
7131 MP Lichtenvoorde
E-mail: info@obbinkservice.nl
Telefoon: 0544-394878

Vermeld bij een privacyverzoek zo duidelijk mogelijk op welke aanvraag of verwerking uw verzoek betrekking heeft.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze website, dienstverlening of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie wordt steeds op deze pagina gepubliceerd.

Laatst bijgewerkt: 29 september 2026